暇な新入社員、これから入社する人へ〜受信トレイは綺麗に〜

こんにちは！

ひぃーはちです！

さてさて、今日はメールボックスの整理方法！

一人1台パソコンが渡される会社が多いんじゃないかな？

そしたら基本的にメールアドレスも個人に与えられるよね。

そしたら、やっぱり沢山のメールが届く訳。

最初のうちは、社内メールだらけ。

そんでもその内、社外、他部署からの連絡なんかも来る。

そうすると、どれがやらなければならない仕事で、どれが把握してればいい情報で…ってのが、訳わかんなくなっちゃう。

だから、整理整頓が必要なんだ。

私のメールボックスもめちゃくちゃだった。未読と既読が混在…

と、ある時、上司から電話でチョットメールボックスを確認してくれと…

そしたらメールボックスが綺麗過ぎて驚いた。それから、私もメールボックス綺麗化を心がけた。

まずは、基本の原則として…

社内メールなどで、宛先に君の名前が入っている時点で、

君にも把握してほしい情報という事。

だから、必ず目を通すようにしよう！

読む事も仕事なんだ！

読んで情報として頭の片隅に入れておく。これは大事な事。

そんな事も仕事なの？って言われそうだが…仕事なんです。

君にも知っていてほしいから送ってるんです。

社内メールで多数の送り先に一斉配信されているもので特に返信する必要がないものは、開封後…

受信トレイ>既読>社内

ってフォルダを作るといいね。

読んだらそこへ即移動。

依頼事項とかで、いつまでにって期限が設けられている、社内メールは…

とりあえず、返信。

「承知しました。期限までに返信致します。取り急ぎ、お返事まで。」とか、書いて返信するといいね。

これは、ちゃん見ましたって事。

じゃあ、このメールは？？どうする？

私の場合は、受信トレイにそのまま残す。そして、依頼事項が完了して返信した段階で、フォルダへ移動。

この場合は、

受信トレイ>社内>返信済み

とかしとけばいいかな。

そうしていくと、

受信トレイには、未読のメールとまだ処理できていない仕事のメールが残る訳。

そうすると、未処理の仕事が常に目につくから、「あっ！期限もうすぐだ！」って気付ける訳。

フォルダの仕分方は、人それぞれ、だから色々自分なりにやりやすい方法を試行錯誤するといいかな！

あとメールの受信量が大量な時は、仕分けルールを作って受信と同時にフォルダ分けという方法もある。

まぁそうやって常に整理整頓しとくと必要な情報を見落としたり、探すのに時間がかかったりしなくなる。

一度、先輩や上司の受信トレイを見せてもらうのも良いかもね！